Una lista de tareas pendientes parece una de esas cosas que casi todos en el planeta tienen, ya sea una lista de la vieja escuela escrita a mano en un cuaderno de papel o algún tipo de aplicación.
Personalmente, sin embargo, no tengo una lista de cosas por hacer convencional. En cambio, desde hace décadas, tengo el hábito de usar un calendario como mi lista de tareas pendientes, y aquí hay razones por las que quizás quieras probarlo también…
Cuando se trata de gestión de tareas y listas de tareas pendientes, existen literalmente docenas de sistemas diferentes. Getting Things Done, Bullet Journal, PARA, Eisenhower Matrix, Ivy Lee, Eat the Frog, MITs, MoSCoW, 1-3-5, Kanban… Podría seguir.
Soy una persona de sistemas: organizar cosas es básicamente un pasatiempo para mí. Absolutamente podría sumergirme en cualquiera de estas madrigueras de conejo e intentar organizar mi vida de esa manera. Sin embargo, hace mucho tiempo se me ocurrió un método sencillo pero muy eficaz que he utilizado desde entonces.
Esto sucedió después de que estaba mirando un conjunto muy largo de listas de tareas pendientes categorizadas y preguntándome cuándo podría realmente completarlas. Decidí que la solución era revisarlos en orden de prioridad, calcular aproximadamente cuánto tiempo iba a tomar cada elemento y luego programar cada uno en mi diario.
Este enfoque logró dos cosas. Primero, se determinó lo que realmente necesitaba hacer y luego se hizo. En segundo lugar, descubrí lo poco realista que era completar todos los elementos de mi lista, por lo que me vi obligado a eliminar los que simplemente no iban a suceder.
Después de eso, decidí eliminar a los intermediarios y programar cada trabajo tan pronto como se me ocurrió. Es decir, decido cuándo lo voy a hacer y lo programo en mi calendario para esa franja horaria. He usado ese sistema desde entonces y lo recomiendo ampliamente.
Por supuesto, la vida no va perfectamente según lo planeado, por lo que a veces tengo que reprogramar las cosas, pero se trata de retirar un elemento en un momento u otro del día.
También utilizo una serie de calendarios codificados por colores para brindar una descripción visual de mi día, semana o mes. He escrito sobre esto antes, así que puedes leer más sobre eso aquí.
Aquí están todas las razones por las que recomendaría probar este sistema…
Los elementos urgentes y de alta prioridad se completan rápidamente
No me baso en códigos de colores, signos de exclamación, códigos de prioridad o cualquier otra cosa para indicar que un artículo es urgente o de alta prioridad. Simplemente asigno esos elementos al intervalo de tiempo inicial.
Otras tareas también se realizan de forma fiable
A las tareas menos urgentes o importantes se les pueden asignar franjas horarias más adelante, pero aún tienen una hora y fecha específicas para ellas. Esto significa que los elementos no sólo languidecen en algún lugar de una lista polvorienta, sino que aparecen como alertas del calendario cuando no están programados para nada más.
Mi lista de tareas pendientes sigue siendo realista
Creo que todos tenemos este yo de fantasía que puede saltar a través de largas listas de tareas pendientes de un solo salto. La realidad, sin embargo, es que todos somos mortales y tenemos un tiempo limitado para lograr las cosas. Dado que no se puede agregar nada a mi lista de tareas pendientes sin un horario en el que quiera hacerlo, me resulta más difícil extenderme demasiado.
Puedo controlar el equilibrio de mi vida.
La gente habla de equilibrio entre la vida personal y laboral, pero creo que hay muchas formas en que nuestras vidas pueden desequilibrarse. ¿Estamos dedicando suficiente tiempo a nuestros proyectos apasionantes? ¿Desarrollo personal, físico y mental? ¿Contribuir a nuestra comunidad? ¿Divirtiéndose?
Usar un calendario codificado por colores y tener todo el tiempo visible en un solo lugar proporciona una descripción visual sencilla de ese equilibrio.
Integración con la aplicación Recordatorios
Para mí, la aplicación de recordatorio juega un pequeño papel en todo esto. Si estoy en la cama o caminando y de repente recuerdo que necesito hacer algo, le pediré a Siri que establezca un recordatorio para una hora específica al día siguiente. El recordatorio ahora aparecerá en mi calendario en ese horario como si lo hubiera programado manualmente.
¿Cuál es su enfoque para gestionar sus proyectos y su vida? Comparte en los comentarios.
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