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Los buzones compartidos de Outlook son una excelente manera de cooperar y manejar los correos electrónicos de manera eficiente. En lugar de acceder a más de una persona en la misma cuenta personal, un buzón compartido permite a los usuarios aprobados enviar y recibir correos electrónicos utilizando una dirección general, facilita la comunicación y asegura que todos estén al tanto.
Esta guía proporciona un proceso simple y paso por paso para agregar un buzón compartido a su aplicación de escritorio o versión web de Outlook. Si usted forma parte de un equipo de servicio al cliente, un grupo de proyectos o cualquier otro entorno de socios, esta habilidad mejorará significativamente la administración de correo electrónico de su equipo.
¿Cómo accedo a un buzón compartido de Outlook?
Requisito previo
Antes de comenzar, asegúrese de tener lo siguiente:
- Permiso: Su Microsoft 365 debe permitirse “completar el acceso” en el buzón compartido por el administrador. Si no está seguro, comuníquese con su sección de TI o administrador.
- Aplicación de escritorio de Outlook o versión web: Esta guía cubre tanto la aplicación de escritorio como la versión web de Outlook.
Outlook está agregando un buzón compartido a la aplicación de escritorio
- Outlook abierto: Resulta la aplicación de escritorio de Outlook en su computadora.
- Vaya al archivo: En la esquina superior izquierda, haga clic en la pestaña “Archivo”.
- Haga clic en Configuración de la cuenta: Seleccione “Configuración de la cuenta” en el menú desplegable y luego haga clic en “Configuración de la cuenta” nuevamente.
- Seleccione su cuenta de correo electrónico: En la pestaña “Correo electrónico”, elija la cuenta de correo electrónico que desea adjuntar al buzón compartido y haga clic en “Cambiar …”.
- Haga clic en más configuración: En la ventana “Cambiar cuenta”, haga clic en el botón “Configuración adicional …”.
- Vaya a la pestaña avanzada: En la ventana “Microsoft Exchange”, navegue a la pestaña “Avanzada”.
- Agregar buzón a compartir: En la sección “Melbox”, haga clic en “Agregar …”
- Ingrese el nombre del buzón compartido: Escriba el nombre del buzón compartido y haga clic en “Aceptar”.
- Aplicar y OK: “Aplicar” para guardar los cambios y luego haga clic en “Aceptar”.
- Reiniciar Outlook: Apague la vista para que el Melbox compartido aparezca en su lista de carpetas.
Agregar un buzón compartido a la versión web de Outlook
- Abra la aplicación web de Outlook: Vaya a la versión web de Outlook en su navegador e inicie sesión en su cuenta.
- Right -haga clic en las carpetas: Right Haga clic en la “carpeta” a la fruta de la izquierda.
- Agregar carpeta o buzón compartido: Elija la “carpeta o buzón compartido …” del menú contextual … “.
- Ingrese el nombre del buzón compartido: Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del buzón compartido y haga clic en “Agregar”.
- Acceso al buzón compartido: El buzón compartido ahora aparecerá en su lista de carpetas.
Consejos para administrar buzones compartidos
- Parte del permiso: Asegúrese de dar el permiso adecuado a los miembros del equipo (acceso completo, como, enviar) sobre la base de su papel.
- Use categorías y banderas: Utilice las características de Built -In de Outlook, como categorías y banderas para organizar y priorizar los correos electrónicos dentro del buzón compartido.
- Crear reglas: Configure las reglas para transferir automáticamente los correos electrónicos especificados a las carpetas, establecer categorías o reenviar a los miembros del equipo relevante.
- Monitorear el tamaño del buzón: Observe el tamaño del buzón compartido regular para asegurarse de que no exceda el límite de almacenamiento.
- Colocar las pautas obvias: Cree una guía clara sobre cómo usar la convención de nomenclatura, la etiqueta de correo electrónico y el tiempo de respuesta.
Aquí hay una comparación rápida para agregar un buzón compartido al escritorio de Outlook vs versiones web:
| Característica | Aplicación de escritorio de Outlook | Versión web de Outlook |
|---|---|---|
| Acceso | La aplicación de escritorio de Outlook debe instalarse. | Accesible desde cualquier navegador web. |
| Paso | Otros pasos involucrados en el menú Configuración. | Pasos bajos, proceso más directo. |
| Necesito reiniciar | La aplicación Outlook necesita reiniciar. | No se requiere reiniciar; Los cambios son instantáneos. |
| Acceso a fuera de línea | Puede proporcionar acceso fuera de línea a correos electrónicos descargados previamente. | Se requiere una conexión a Internet. |
El correo electrónico del equipo es fácil de manejar
Outlook elimina la cooperación del equipo de buzón compartido y la administración de correo electrónico, asegurando que los contactos importantes sean fácilmente accesibles y se administren de manera eficiente. Siga los pasos descritos anteriormente y será mejor en el camino del flujo de trabajo de su equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se tarda en asistir a un buzón compartido después de ser agregado?
Por lo general, aparece en unos minutos, pero a veces puede llevar una hora. La perspectiva de recuperación puede ayudar a acelerar el proceso.
¿Puedo enviar correos electrónicos como buzón compartido?
Sí, si tiene permisos de “enviar” o “permisos”, puede componer y enviar los correos electrónicos directamente desde el buzón compartido.
¿Qué permiso necesito acceder a un buzón compartido?
Necesita su permiso de “acceso completo” para visitar el buzón y su contenido. Los permisos de “enviar” o “enviar” deben transmitirse desde el buzón compartido.
¿Cómo elimino un buzón compartido de Outlook?
En la aplicación de escritorio, Configuración de la cuenta> Configuración de la cuenta> Cambiar> Más configuración> Elija, seleccione el buzón compartido y haga clic en “Eliminar”. En la versión web, haga clic en el Melbox compartido en la lista de carpetas y seleccione la “Mueve la carpeta compartida”.
¿Existe un límite para el número que puedo agregar a los buzones compartidos?
Aunque no hay un límite estricto, muchos buzones compartidos pueden afectar la efectividad de las perspectivas. Es mejor agregarlos solo si los usas activamente.
Edgar es un editor de tecnología con más de 10 años de experiencia, especialista en IA, tecnología emergente e innovación digital. Proporciona artículos claros y atractivos que simplifican problemas complejos, además de cubrir la protección y la privacidad de los lectores para ayudar a salvar su vida digital.
